Trước khi xin báo giá thiết kế website, hãy ghi rõ mục tiêu kinh doanh, việc khách cần làm trên trang, những trang và nội dung dự kiến, chức năng bắt buộc, người cung cấp tài liệu và giới hạn của đợt ra mắt. Bạn chưa cần chọn công nghệ hay vẽ sẵn giao diện. Điều quan trọng là gửi cho các bên cùng một bài toán để so sánh phạm vi công việc, thay vì chỉ nhìn vào một con số.
Brief là bản mô tả để bắt đầu trao đổi, chưa phải đặc tả kỹ thuật hay hợp đồng. Phần nào chưa biết thì ghi “cần khảo sát” và ai có quyền quyết định. Điền một câu trả lời đoán mò chỉ khiến báo giá có vẻ chắc chắn hơn thực tế.
Bắt đầu từ mục tiêu và một hành động chính
Viết một câu để người ngoài doanh nghiệp vẫn hiểu lý do làm website. “Giúp khách so sánh ba dịch vụ và gửi yêu cầu tư vấn” cụ thể hơn “làm web hiện đại”. Sau đó xác định nhóm khách ưu tiên, câu hỏi họ mang theo khi truy cập và hành động bạn muốn họ thực hiện. Website có thể phục vụ nhiều nhóm người, nhưng đợt đầu nên có một hành trình ưu tiên rõ ràng.
Mô tả hành động theo cách có thể kiểm tra: khách tìm đúng trang dịch vụ, thấy cách liên hệ và gửi yêu cầu; hoặc tìm một sản phẩm và hỏi thêm thông tin. Đơn vị thiết kế có thể kiểm tra hành trình đó hoạt động. Bản thân website không bảo đảm lượng khách tiềm năng hay vị trí tìm kiếm. Hướng dẫn SEO của Google giải thích nền tảng để nội dung hữu ích và dễ được tìm thấy, chứ không hứa hạng nhất.
Nếu đang thay website cũ, hãy nêu vấn đề cụ thể: “Khách dùng điện thoại không tìm được thông tin lắp đặt” giúp đối tác hiểu việc cần giải quyết hơn “giao diện đã cũ”. Gửi URL hiện tại và chỉ rõ những trang phải tiếp tục truy cập được.
Kiểm kê trang, nội dung và người phụ trách
Liệt kê loại trang cùng số lượng dự kiến. Mục “Dịch vụ” có thể là một trang tổng quan và ba trang chi tiết; mục “Sản phẩm” có thể cần nhóm hàng, trang sản phẩm, tìm kiếm và cách cập nhật sau này. Tên mục trên menu không đủ để tính khối lượng công việc.
Trước khi xin giá, hãy lập bảng ngắn:
| Hạng mục | Cần ghi gì? | Tình trạng gửi đối tác |
|---|---|---|
| Trang | Mục đích và số lượng ước tính theo loại trang | Phải có khi ra mắt / để sau / chưa rõ |
| Bài viết, mô tả | Nội dung đã có, cần sửa hoặc phải viết mới | Sẵn sàng / bản nháp / chưa có; người duyệt |
| Hình ảnh, thương hiệu | Logo, ảnh sản phẩm, quyền sử dụng, tài liệu nhận diện | Tệp thực tế hoặc danh sách còn thiếu |
| Ngôn ngữ | Trang nào cần dịch và ai duyệt bản dịch | Ngôn ngữ bắt buộc, người chịu trách nhiệm |
| Website cũ | Trang, bài viết, tài liệu cần giữ đường dẫn | Danh sách URL hoặc “cần kiểm kê” |
Đừng gửi một thư mục ảnh không chú thích rồi mặc định đối tác sẽ tự chọn, chỉnh, xin quyền sử dụng và viết chú thích. Hãy ghi rõ ai làm phần đó. Nếu nhân viên cần đăng bài hoặc sửa sản phẩm thường xuyên, yêu cầu thử một lần cập nhật sau bàn giao.
Với dự án thay website, đường dẫn công khai đang hoạt động cần có một dòng riêng trong brief. Hướng dẫn chuyển website của Google nói về lập danh sách URL và chuyển hướng khi buộc phải đổi đường dẫn; không có nghĩa lần thiết kế lại nào cũng phải đổi URL. Dự án Lung Linh của DT Software là một ví dụ có thật về việc tổ chức lại danh mục và giữ các đường dẫn công khai. Nhu cầu đó không mặc nhiên áp dụng cho mọi website mới.
Mô tả thao tác và cách bàn giao, không chỉ tên chức năng
“Có form”, “đặt lịch”, “giỏ hàng” là các nhãn rất rộng. Với mỗi chức năng bắt buộc, hãy ghi ai bắt đầu thao tác, họ nhập hoặc chọn gì, nhận được xác nhận nào, ai tiếp nhận kết quả và xử lý lỗi ra sao. Nếu phải kết nối một hệ thống đang dùng, nêu tên hệ thống và người giữ tài khoản. Quyền truy cập có thể được chia sẻ an toàn sau khi chọn đối tác. Không đưa mật khẩu hoặc dữ liệu khách hàng vào brief.
Ví dụ, “Khách chọn dịch vụ và ngày mong muốn, nhân viên nhận email rồi xác nhận thủ công” khác nhiều với “Khách chọn một khung giờ còn trống và nhận xác nhận tự động”. Cả hai đều có thể được gọi là đặt lịch. Quy trình thực tế mới là thứ cần được ước tính.
Tách việc phải có khi ra mắt khỏi ý tưởng làm sau. Bộ lọc nếu cần ngay để khách tìm sản phẩm thì phải nằm trong phạm vi đầu tiên. Khu vực thành viên nếu chưa có cách sử dụng cụ thể có thể để ở giai đoạn sau. Đối tác cần giải thích khả năng mở rộng và phần nào có thể phải làm lại nếu bạn chọn cách triển khai nhỏ trước.
Làm rõ thời gian, quyền sở hữu và nghiệm thu
Thời hạn có ích khi gắn với lý do thật: sự kiện, mùa kinh doanh hoặc thay đổi dịch vụ. Bên cạnh ngày mong muốn, hãy cho biết khi nào bạn giao được nội dung, ảnh, quyền truy cập và phản hồi đã thống nhất trong nội bộ. Nếu các mốc đó chưa chắc, hãy xin phương án chia giai đoạn thay vì hứa một ngày ra mắt cứng.
Khi nhận báo giá, yêu cầu từng bên nêu phần bao gồm và chưa bao gồm: vòng chỉnh thiết kế, nhập nội dung, dịch thuật, tên miền, hosting, giấy phép bên thứ ba, kiểm thử, hướng dẫn sử dụng, hỗ trợ sau bàn giao và việc phát sinh. Ghi rõ ai sở hữu tên miền, hosting, tài sản được bàn giao và ai giữ quyền truy cập mã nguồn theo thỏa thuận. Bài so sánh website theo mẫu và thiết kế riêng giải thích vì sao hai mức giá chỉ so sánh được khi cùng bao gồm một phạm vi.
Hãy biến lời hứa chung thành tiêu chí có thể thử:
| Lời hứa chung | Cách kiểm tra cụ thể |
|---|---|
| “Dùng tốt trên điện thoại” | Những loại trang đã thống nhất và đường đi đến liên hệ hoạt động ở các cỡ màn hình đã ghi, không bị cắt chữ hoặc nút. |
| “Dễ cập nhật” | Một nhân viên được chỉ định tự sửa mô tả dịch vụ và xuất bản bằng tài khoản, hướng dẫn đã bàn giao. |
| “Chuẩn SEO” | Các trang đã thống nhất có tiêu đề mô tả rõ, nội dung có thể đọc, liên kết nội bộ và kế hoạch URL đã duyệt; không bảo đảm được index hay lên hạng. |
| “Đáp ứng tiếp cận” | Thống nhất trang và thao tác nào được kiểm tra, theo chuẩn nào, ai xử lý lỗi phát hiện. |
Tiếp cận số không nên chỉ là một nhãn trên báo giá. Tài liệu lập kế hoạch của W3C đặt việc tiếp cận trong cả quá trình thiết kế, phát triển và duy trì.
Ví dụ điền brief: một doanh nghiệp giả định
Đây là tình huống giả định, không phải khách hàng hay báo giá của DT Software. Một đơn vị vệ sinh nhà ở muốn khách hiểu ba gói dịch vụ và gửi yêu cầu tư vấn. Họ có logo và ảnh chụp bằng điện thoại, nhưng chưa có mô tả dịch vụ được duyệt.
- Mục tiêu và khách hàng: chủ nhà cần so sánh vệ sinh định kỳ, tổng vệ sinh và vệ sinh khi chuyển nhà. Hành động chính: yêu cầu được gọi lại về một dịch vụ.
- Trang đợt đầu: trang chủ, ba trang dịch vụ, trang giới thiệu ngắn và thông tin liên hệ. Blog và thanh toán trực tuyến là ý tưởng sau này, không nằm trong giá đợt đầu.
- Nội dung: chủ doanh nghiệp cung cấp thông tin dịch vụ và ảnh; phần mô tả cần viết và duyệt. Báo giá phải nói rõ đối tác viết, biên tập hay chỉ nhập nội dung.
- Chức năng: thao tác liên hệ gửi tên dịch vụ và thông tin khách đến doanh nghiệp. Đối tác cần ghi đó là liên kết, biểu mẫu thực sự hay quy trình khác, và kiểm tra việc tiếp nhận bằng cách nào.
- Thời gian và bàn giao: chốt ngày ra mắt sau khi nội dung sẵn sàng; ghi quyền tên miền, tài khoản biên tập, hướng dẫn và hỗ trợ trong đề xuất.
- Nghiệm thu: chủ doanh nghiệp thử đường đi từ trang dịch vụ đến liên hệ trên điện thoại và máy tính, nhận một yêu cầu thử ở đúng nơi và tự sửa được một đoạn mô tả theo hướng dẫn.
Ví dụ này cho đối tác nhiều dữ liệu hơn “website năm trang, giao diện đẹp”. Nó cũng làm lộ phần viết nội dung và cách gửi yêu cầu còn chưa rõ trước khi một mức giá được xem là cuối cùng.
Mẫu brief một trang để sao chép
Chép các dòng sau vào tài liệu của bạn. Câu trả lời ngắn hoặc “cần khảo sát” vẫn tốt hơn một đặc tả đoán mò.
Tên dự án và website hiện tại:
Doanh nghiệp làm gì, vì sao cần website lúc này:
Nhóm khách ưu tiên và câu hỏi họ muốn được giải đáp:
Hành động chính khách cần thực hiện:
Các loại trang và số lượng dự kiến:
Văn bản, ảnh, nhận diện đã có và quyền sử dụng:
Nội dung còn thiếu; người làm và người duyệt:
Ngôn ngữ cần có và người duyệt bản dịch:
Thao tác bắt buộc của khách/nhân viên, kể cả khi lỗi và khi thành công:
Hệ thống đang dùng, người giữ tài khoản và tích hợp cần thiết:
URL hoặc dữ liệu cũ cần giữ:
Phải có khi ra mắt / có thể làm sau:
Khoảng ngân sách hoặc yêu cầu chia giai đoạn:
Ngày mong muốn và lý do; mốc giao nội dung và phản hồi:
Người tổng hợp ý kiến và người duyệt cuối:
Hai bên bàn giao gì; quyền sở hữu và quyền truy cập:
Ba thao tác có thể thử để nghiệm thu:
Câu hỏi đối tác cần khảo sát trước khi chốt giá:Gửi cùng một bản cho các đơn vị bạn cân nhắc. Khi nhận đề xuất, đối chiếu giả định và phần loại trừ từng dòng; yêu cầu báo giá lại nếu một bên chỉ tính quy trình đơn giản hơn. Nếu muốn trao đổi về loại website phù hợp với brief, trang dịch vụ website của DT Software trình bày gói hiện có và cách liên hệ. Mỗi gói có giới hạn phạm vi riêng, vì vậy hãy dùng brief để xác nhận mức độ phù hợp thay vì mặc định một giá tham khảo đã bao gồm toàn bộ dự án.